工作太多感觉做不完?知道这4个字,帮你轻松减压

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  工作太多感觉做不完?知道这4个字,帮你轻松减压

  文丨梨子

  周末和朋友小言聚餐,他显得十分颓废。

  “哎,你说职场竞争这么残酷,不多学点技能真的不行。为了充电,花钱不说,忙得我都没有时间休息。”

  “嗯,是要地给自己充电,那你都学了什么?”

  “市场营销、广告策划、文案写作、管理与沟通、公众演讲、PPT制作……要学的东西太多了。”

  “那你学习的成果怎么样?”

  “哎,别提了,要学的太多,每一项都只需了点皮毛。”

  “你现在工作这么忙,有时间来学习这些技能吗?”

  “额……”小言无奈地摇了摇头。

  从他的倾诉中,我知道了事情的始末,因为工作竞争激烈,小言决定多学点技能,但想要学的又太多,有时不得不占用工作时间。

  结果技能没学会,还耽误了本职工作。

  对于小言这种情况,可以通过学会”极简思维”,从而摆脱这一尴尬局面。

  在《极简思维:高效能人士的思维跃迁》一书中提到:“极简思维”是以目标为导向,通过对过程进行直接、有效的规划,从而达到既定目标,并创造可复制的价值。

  简单来说,以极简思维方式行事,完成一个任务至少可以实现两个以上的目标,一次的付出能获得多元的收获,使价值最大化。

  以小言为例,他可以这样做:

  001 做好本职工作,以高效的行动力,全身心地投入到工作中,不将时间和精力浪费在与工作目标没有关系的事情上。

  002 了解自己迫切须提高的技能有哪些,设定明确的学习目标,规划好工作和学习。

  003 充分利用时间进行自我充电,不要贪多,一次只学习一个技能。

  这样小言不仅能高效完成本职工作,还能得到快速成长,实现职场进阶。

  

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  懂得“极简思维”的人,有什么优势呢?具体来说有三点。

  1.以目标为导向,避免无效努力

  很多职场人可能都会有这样一个疑问:我做了这么多,为什么还没有成绩。

  原因在于,你没有以目标为导向。没有为目标所作出的努力,都是无用功。

  亚亚是一名新媒体工作者,非常热爱写作,平时没事时写下散文、写下小说,好不惬意。后来她决定主攻新媒体写作,便将其他类型的写作停下,每天研究学习,每天只写新媒体文章。

  亚亚的写作能力大有进步,后天她开始尝试投稿,几乎篇篇过稿,还获得了一笔不菲的稿费。

  就像亚亚一样,设定目标,只做跟目标有关的事情,长期努力,终能成功。

  

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  2.拥有快速解决问题的能力

  简单是终极的复杂。——达芬奇

  在现代快速发展的社会,拥有快速解决问题的能力至关重要。懂得“极简思维”的人,能快速找到核心问题,从而快速解决问题。

  一个人如果能用极简思维去思考一件事,那么他首先要对这件事相关的人和事清楚了解,这样才能考虑到所有影响因素,并设计出一套最优的极简路径。所以说,极简思维也可以叫作“本质思维”,即看问题一针见血、抓本质。

  就像领导给你分配工作,你可能会有两种做法。

  一是立马着手去做,对容易操作的部分细细打磨,等到时间来不及了,才开始去做困难部分。但因困难的部分多是工作的重点,时间上又来不及,你只得草草结束,结果当然不理想。

  二是先搞清楚这个工作的目标是什么,重点、难点在哪里,先攻克这几个部分,将这几个部分做好了,再去做其余工作,或是移交给其他人去做。

  对比这两种做法,孰优孰劣一目了然,这就是“极简思维”在工作中的重要性。

  

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  3.提高沟通能力

  我们做的每一件事,都是一种沟通。——《沟通圣经》

  沟通能力是职场人不可或缺的一种能力,而很多人却不知道到底该如何沟通。

  沟通,光是巧舌如簧还不够,还要了解沟通对象,选择一个能让对方听懂的沟通方式,再精简优化沟通内容,事半功倍。

  假设领导让你去跟客户沟通,你拐弯抹角,东拉西扯,就是说不到重点,这样的后果一般多词不达意,导致对方接受到的都是一些毫无价值的信息。

  相反,如果你采用直截了当的表达方式,让对方清楚明白地知道你意图,这样的沟通才是事半功倍。

  

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  既然“极简思维”对职场这么重要,那么怎么才能更好地运用它呢?你需要掌握三种方法。

  1.一次只做一件事,提高工作效率

  一次只做一件事,虽然看起来会慢很多,但实际上因为只做一件事,效率反而更高。当你把时间和精力都用在一件事的时候,完成的质量会比三心二意的要好很多。

  小文近来工作量很大,公司业务的增加让他整天忙得不可开交。为了能快速把活干完,他选择一次做几件事来提高工作效率,结果工作效率没有提高,反而还出现了一大堆错误,为了弥补这些错误,小文不得不再花费更多的时间去重做,这让他感觉更疲惫了。

  和小文工作量差不多的小武,却正好相反,即使事情再多再杂,小武选择一次只做一件事,虽然看起来做事比其他人慢很多,但最后交工的时候,永远比小文要快,做得要好,出错也更少。

  一次做一件事,其实是效率最快的做事方式,出错率低,意味着节省了很多修正的时间和精力,事半功倍。

  

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  2.能立刻解决的现在就做,避免拖延

  拖延症是指自我调节失败,在能够预料后果有害的情况下,仍然把计划要做的事情往后推迟的一种行为。

  拒绝拖延症,能立刻解决的,现在就做,不给自己任何拖延的借口。

  001 把要做的事情全部列出来,精细到每一步

  将要做的事情都列出来,提醒自己还有这么多的事情没做,给自己增加一种紧迫感。

  每当你做完一件事,就在本子上把这件事画个勾或者是直接涂抹掉。完成一件事的成就感会让你觉得这些工作变得没那么困难,可以督促你继续做下去。

  002 为每件事都加上完成时限

  比如这件事你要在几点前必须做完,那就在这件事的旁边标注完成时间,增加紧张感,让自己意识到这些工作是不能拖延的,然后要求自己必须在这一时限内完成。

  设定的完成时限一定要比你交工的时限要早,以保证万一有突发情况,你也可以按时完成。

  003 在办公室明显位置上醒目贴上“不要拖延”的字样

  只要一抬头,就能看懂到“不要拖延”的字样,做到时刻提醒自己,该做什么做什么,不能浪费时间。

  这种办法虽然简单,但往往能起到意想不到的效果,越简单,越容易被提醒,也越能起到警示的作用。

  3.运用GMA-i极简思维模型,汇报工作极简高效

  在职场中,既有能力,又懂得汇报工作的人,这类人很容易被领导器重。而运用GMA-i极简思维模型,可快速有效地汇报工作。

  

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  第一步:G-目标设定

  a.勾勒愿景

  在脑海中想象你汇报工作时充满自信的样子,同时还得到领导认可时的情形,

  b.价值评估

  这可能会是你升职加薪的好机会。

  c.目标同步

  设定总目标,比如用4个小时做准备,向老板汇报工作。

  第二步: M-过程管理

  a.资源整合

  在准备汇报工作时,你需要对资源进行梳理。

  

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  b.规划安排

  根据汇报大纲收集信息和数据,汇报时用PPT或电子文档或思维导图去汇报,做到言简意赅。

  汇报时语速不要太快,控制好汇报的时间。在汇报时与领导互动,给领导选择题,而不是填空题。

  c.行为反馈

  根据制定的目标,及时给予涉及的团队成员反馈和指导。

  在设定目标时,不要给自己定太高的要求,可以先从容易做到的小目标开始,逐渐增加难度。

  第三步:A-成果应用

  a.目标完成

  根据汇报的目标以及规划安排,去严格执行。

  b.目标复盘

  在目标达成后,反思一下自己在汇报的过程中,哪部分做得好,哪部分需要改进。比如汇报时间控制得怎么样,你的建议是否得到了领导的认可等。

  第四步:i-极简工具

  在汇报工作时,你会用到以下极简工具:

  GMA-i极简思维模型五个模块组合;

  用金字塔原理梳理汇报框架;

  在头口汇报时,用思维导图方式呈现等等。

  用对思维工具,能为你的工作汇报锦上添花。

  

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  面对繁杂的工作,你是否也经常束手无策,经常焦头烂额,那不妨试试上面三个办法。

  当你学会运用“极简思维”,工作极简高效,那么你的职场之路会更加顺利。

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